応用ソフトウェアと表計算

このほか、文書作成ソフトウェア（ワープロ）、表計算ソフトウェア、CADなども共通応用ソフトウェアにあたります。

③ 個別応用ソフトウェア

販売管理ソフトウェアや財務管理ソフトウェアなど、特定の用途で利用されるソフトウェアです。

「個別」という名前がついていますが、必ずしも1社専用という意味ではありません。用途が特定の業務に絞られているという意味です。業種や業務ごとに作られた市販のパッケージソフトも、この分類に入ります。

④ グループウェアが解いている問題

3つの共通応用ソフトウェアのうち、グループウェアだけは少し性格が違います。ワープロや表計算が「個人の作業を効率化する道具」であるのに対し、グループウェアは組織の中で情報をやり取りする仕組みだからです。

いずれも個人ではなく組織の非効率を対象にしています。第11章で学ぶ情報システムの変遷でいえば、個人の生産性を高める段階から、組織全体の情報共有を支える段階へと進んだ時期の産物です。

表計算で始めて行き詰まる、という典型

多くの企業で起きるのが、次の経過です。

1. 誰かが表計算ソフトで集計表を作る（速い、安い、自由）

2. 便利なので部署内に広まる

3. 人によって少しずつ違う版が増え、数字が合わなくなる

4. 作った人が異動すると、誰も中身を直せなくなる

5. ファイルが壊れて過去の集計が消える

なぜこうなるのか

表計算ソフトは個人の作業を効率化する道具として設計されており、複数人が同時に更新すること、変更履歴を残すこと、権限を分けることは想定されていません。第3章で学ぶDBMSが提供する排他制御や障害回復といった機能が、そもそも備わっていないのです。

判断の軸

「表計算で十分か、システム化すべきか」を分ける目安は次のとおりです。

• 更新する人が2人以上いるか
• 履歴を残す必要があるか
• 内容が他の業務と連動するか
• 同じ作業を繰り返し行うか

これらに当てはまるなら、個別応用ソフトウェアやデータベースの出番です。第11章のIT投資管理では、こうした判断を費用対効果の観点から整理することになります。

確認してみましょう

> 次の記述の正誤を判定せよ。

> a　応用ソフトウェアは、共通応用ソフトウェアと個別応用ソフトウェアに分類される。

> b　グループウェアは、組織における共同作業を支援するソフトウェアである。

> c　オーサリングツールは、販売管理や財務管理など特定の用途で利用されるソフトウェアである。

解答　a：○　b：○　c：×

• c：×……オーサリングツールは、画像・音声・文字などの素材を組み合わせてマルチメディアコンテンツを作成するツールであり、共通応用ソフトウェアに分類されます。

行が横、列が縦です。漢字の形で覚える方法があります。「行」の字の右側は横棒が並んでいる、「列」の字には縦の線（りっとう）がある——というこじつけですが、本番で迷ったときの助けになります。

③ セルの指定方法

一般的に、各列には英字の番号が、各行には数字の番号がつけられています。

• 単一のセル……「列番号＋行番号」の組み合わせで指定する。たとえばセルB2
• セルの範囲……D4〜E5のように左上隅〜右下隅の形式で、複数セルからなる範囲を指定する

列（英字）が先、行（数字）が後という順番も覚えておきましょう。「B2」であって「2B」ではありません。

④ 数式の入力

各セルには、数値をそのまま入力することもあれば、計算式を入力することもあります。計算式では他のセルの内容を参照することができます。

たとえばセルB2に「10」が入っているとき、セルC4に「=B2+3」と入力すると、セルC4には計算結果の「13」が表示されます。

ここが表計算ソフトの要です。セルには見えている値とその裏にある式の2つの顔があります。B2の値を20に変えれば、C4の表示は自動的に23に変わります。値を直接書き込むのではなく、関係を書いておく——この考え方が、表計算ソフトを単なる電卓と区別しています。

⑤ 演算子

計算式で使う主な演算子は次のとおりです。

かけ算が「×」ではなく「＊（アスタリスク）」である点に注意してください。試験問題でも「＊記号は積を求める演算子である」と注記されたうえで、式の穴埋めが出題されます。

下方向に1行ずれるたびに、参照先の行番号も1つずつ増えています。これが相対参照の動きです。

なぜこう動くのが便利なのでしょうか。上の例では「同じ行の売上個数×単価」という関係を書きたいわけです。3行目には3行目の値を、4行目には4行目の値を使ってほしい。つまり参照先がずれてくれるほうが正しいのです。

相対参照は、式を位置関係として記憶していると考えるとしっくりきます。D2の式「=B2*C2」は、内部的には「2つ左のセル × 1つ左のセル」という意味で保持されています。だからどこに複写しても、その位置から見た「2つ左」「1つ左」を参照します。

② 絶対参照

一方、複写しても行番号や列番号が自動変更されないようにする参照指定のことを、絶対参照といいます。一般的には、B$2や$D3のように、変化させたくない行番号や列番号の前に「$」を付けるというルールがあります。

例

単価がセルC1に1つだけ置かれていて、すべての行がその単価を参照する場合を考えます。

C3をC4〜C5に複写すると、

$を付けた「1」は変化せず、付けていない「B3」の行番号だけがずれています。単価はつねにC1を見にいき、売上個数だけが各行のものになる、という狙いどおりの動きです。

③ $を付ける場所の決め方

ここがこの論点の山場です。「どちら向きに複写するか」から逆算します。

覚え方は単純です。下にコピーすると行がずれるので、行を止めたければ数字の前に$。右にコピーすると列がずれるので、列を止めたければ英字の前に$。

④ 3つの書き方

試験で問われるのは、たいてい複合参照です。「両方に$を付けておけば安全」と考えたくなりますが、それでは正解にならない問題が出ます。止める必要があるのはどちらかを判断できることが求められています。

③ 3組のペアで整理する

8つを別々に覚える必要はありません。基本の3つと、それぞれに「IF」が付いた版という構造になっています。

残りのMAXとMINは、名前のとおり最大値と最小値です。

④ 引数の数に注目する

「IF」が付く関数は、引数が1つ増えます。

• SUM(対象範囲)……引数は1つ
• SUMIF(対象範囲, 条件式)……引数は2つ（対象範囲と条件式）

「条件に合うものだけを数えるのだから、条件を教える必要がある」と考えれば自然です。

⑤ 範囲指定の書き方

関数の対象範囲は、コロン（：）で「開始セル：終了セル」と書きます。

第4節で学ぶCSVファイルではカンマ（，）が区切りに使われますが、関数の範囲指定はコロン（：）です。この2つの記号の役割の違いにも注意してください。

⑥ 関数と絶対参照の組み合わせ

実務でよく使うのが、関数の引数に絶対参照を組み合わせる形です。

たとえば「各商品の売上が、全体の何%を占めるか」を求める場合、

分子のB2は各行でずれてほしいので相対参照、分母の合計範囲はずれては困るので行番号に$を付けて固定します。前のテーマで学んだ考え方が、そのまま関数の中でも使われます。